Conservación de la contabilidad ¿cuál es el plazo obligatorio?

Por Martha Alejandra Guerrero Estrada.

Como parte de las obligaciones fiscales que se deben de cumplir ciertos contribuyentes, de las más importantes es la conservación de la contabilidad. En el paso del tiempo ha evolucionado la conservación de esta información, ya que en el pasado la documentación era totalmente en papel, por lo que era necesario tener un espacio para su resguardo. En la actualidad los registros o asientos, así como toda la documentación e información que forma parte de la contabilidad deben ser llevados por medios electrónicos, la cual tiene que estar disponible en el domicilio fiscal a disposición de las autoridades fiscales, esto de conformidad a lo establecido en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación.

La documentación que integra y forma parte de la contabilidad de conformidad a lo establecido en Código, deberá conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones al periodo que corresponda. Es importante considerar que cuando se presente alguna declaración complementaria, este plazo se contará a partir de esta última fecha.

Claro que existe documentos que forman parte de la contabilidad, que se deben conservar durante todo el tiempo que subsista la sociedad o contrato de que se trate, como son:

• Acta constitutiva, de las personas morales;

• Contratos de asociación en participación;

• Actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, además se deberán conservar los estados de cuenta que expidan las instituciones financieras en los casos en que el aumento de capital haya sido en numerario o bien, los avalúos correspondientes en caso de que el aumento de capital haya sido en especie o con motivo de un superávit derivado de revaluación de bienes de activo fijo;

• Actas de aumentos por capitalización de reservas o de dividendos, en las que consten dichos actos, así como los registros contables correspondientes;

• Actas de aumentos por capitalización de pasivos, así como el documento en el que se certifique la existencia contable del pasivo y el valor correspondiente del mismo;

• Tratándose de las actas en las que se haga constar la disminución de capital social mediante liberación concedida a los socios, se deberán conservar las actas de suscripción, de liberación y de cancelación de las acciones, según corresponda;

• En la fusión o la escisión de sociedades, además de conservar las actas en las que se haga constar, se deberán conservar los estados de situación financiera, estados de variaciones en el capital contable y los papeles de trabajo de la determinación de la cuenta de utilidad fiscal neta y de la cuenta de aportación de capital, correspondientes al ejercicio inmediato anterior y posterior a aquél en que se haya realizado la fusión o la escisión;

• Constancias por distribuir dividendos o utilidades que emitan o reciban las personas morales, además se deberán conservar los estados de cuenta que expidan las instituciones financieras en los que conste dicha situación; y

• Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, así como el Dictamen Fiscal de los años que se hubiera tenido la obligación u optado en su presentación.

Adicional a lo anterior, en el caso de que la autoridad fiscal ejerciera facultades de comprobación respecto de ejercicios fiscales en los que se disminuyan pérdidas fiscales de ejercicios anteriores, se distribuyan o paguen dividendos o utilidades, se reduzca su capital o se reembolsen o envíen remesas de capital en términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta o se reciban cantidades por concepto de préstamo, otorgado o recibido, independientemente del tipo de contrato utilizado, los contribuyentes deberán proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de la pérdida fiscal, la documentación comprobatoria del préstamo o la documentación e información que soporte el saldo origen y los movimientos de la cuenta de utilidad fiscal neta, de la cuenta de capital de aportación o de cualquier otra cuenta fiscal o contable involucrada en los referidos actos, independientemente del ejercicio en el que se haya originado la pérdida, el préstamo, u originado los movimientos de la cuenta de utilidad fiscal neta, de la cuenta de capital de aportación o de cualquier otra cuenta fiscal o contable involucrada.

En el caso de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos o bien, en el caso de la documentación soporte correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. 

Con todos los cambios tecnológicos es urgente revisar si los controles que se tienen implementados para el resguardo de la información que forma parte de la contabilidad son suficientes o si es necesario realizar cambios, ya que en el caso que la autoridad fiscal llegará a ejercer facultades de comprobación esta información será solicitada.

Artículo preparado por la C.P. y M.I. Martha Alejandra Guerrero Estrada, integrante de la Academia Chihuahuense de Estudios Fiscales, A.C., representa su opinión.